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律师从法律从角度讲解应收款项管理制度

2015/8/8 23:36:17      点击:
南昌讨债公司律师从法律从角度讲解应收款项管理制度
为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场,同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金的安全,防范经营风险;并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间,加快企业资金周转,提高企业资金的使用效率,特制定本制度。
一、清欠办公室的职责
1、监督检查各项目部应收账款的回收工作,督促项目部搞好进度结算、竣工结算及应收帐款对账签证工作,对应收工程款回收情况进行过程控制。
2、负责我处与建设单位签定的经济合同的保管与传阅工作。
3、协助我处聘请的律师搞好法律清欠工作,及时整理诉讼材料。 
4、负责竣工工程的清欠工作,把握诉讼时效。 
5、负责出台应收账款管理办法及清欠措施和目标。  
二、建立健全应收款项台账管理  
项目经理部及清欠办公室应当按照施工项目设立应收帐款台帐,详细与建设单位应收帐款的发生、增减变动、余额及其每笔账龄等财务信息。同时加强合同管理,对债务人执行合同情况进行跟踪分析,防止坏账风险的发生。项目经理部会计及清欠办公室应当定期编制应收帐款明细表,向上级部门、处领导、项目经理及相关部门提供应收帐款发生、增减变动、余额和账龄等信息,及时分析应收帐款管理情况,提请项目部及有关责任部门采取相应的措施,减少企业资产损失。应收帐款台账应该按每项合同进行设立,具体包括以下内容:合同编号、客户企业性质、主营业务范围、注册资本、项目立项情况、项目土地证情况、建设用地规划情况,合同金额、开竣工时间、合同结算方式、合同付款条件,保修期限及保修金额,每月及累计对内上报进度金额、每月及累计甲方审批的进度额、每月及累计甲方付款额、每月及累计付款比例等内容。
三、建立应收帐款催收责任制度      
为了加强应收款项的催收,确定基层单位负责人为应收款项催收的第
一责任人,基层单位会计主管为第二责任人。基层单位负责人必须严格按合同条件履行义务,同时积极向建设单位催收帐款,对于不按合同条件支付帐款的建设单位,必须立即进行积极的协商,必要时给予停工,防止无条件的垫付资金。项目经理的承包兑现,严格按收帐款回收比例进行兑现,真正落实项目经理应收款项回收的终身负责制。对于不积极进行应收款项催收工作的项目经理,给企业造成重大损失的,除以予行政、经济处罚外,终身不再聘用。
     四、建立应收帐款年度清查制度  
每年年终时,清欠办公室应组织、监督和指导项目经理部会计全面清查应收帐款,积极和建设单位进行对帐,做到债权明确,账实相符,账账相符。清欠办公室及时回收对帐结果并进行统计和分析,并将分析结果呈交主管领导审阅,防止出现超过诉讼时效的应收帐款发生。对于工程在建期间,无法核对应收帐款余额的,应该与建设单位核对已回收工程款金额。对于不认真进行对帐工作的会计,将视其情节轻重程度,调离会计岗位,造成损失的将追究责任。 
五、应收帐款回收的方法和措施
(一)摸清、摸准各类应收账款情况,包括准确的债务单位、拖欠额度及年限、催要的难度、债务人现状(指政府、房地产开发公司、公司企业是否改制、经营状况、行业及是否集团公司内等)、项目是否办理工程竣工决算(已经履行完合同未办理竣工决算的应说明原因) 行评价、分类、排队,落实责任人。
(二)已完工未办理竣工决算的项目经理部,应积极找业主办理。
    (三)对于已落实准确历史形成的债务,可采取下列方法清欠
 1、张榜公布,动员一切可以动员的力量,形成全员清欠的氛围。
     2、落实责任领导,专职清欠人员,紧盯不放。
     3、催要无望的付诸法律手段依法讨债,诉讼前做好诉前调查,视拖欠单位偿还能力,尽量采取“风险代理”或诉前财产保全,再进入诉讼程序,杜绝打赢官司执行不到钱物的现象发生。在诉讼期间,项目经理负有不可推卸的责任和义务并应予积极配合。
4、集团内单位欠款,向集团公司工程建设管理部报告,以求得妥善解决。
(四)对于建设中工程,清欠办公室应加强对项目经理的合同履约过程控制,项目经理对清收应收帐款终身责任制。  
(五)对于已完工程项目解体后,未处理完的债权债务要移交处机关相关职能部门。对于在建工程,项目部必须建立工程结算、资金回收、垫资、合同履约等台帐,按月登记并向清欠办汇报,清欠办公室按月收集汇总清欠信息,按公司要求的报表,做好按月及时上报工作。  
(六)及时对工程保证金、质保金的索要,避免只关注对业主质量保证承诺,而忽视保证金和质保金的内容及期限。  
(七)财务资产部每月召开一次清欠汇报会,沟通情况、找出清欠难点,制定切实有效的清欠办法,报主管领导审批后实施。 
(八) 采取多种形式清欠,对于拖欠时间长、金额大、回收困难的视其情况给予帮助清欠的人员一定的奖励,建设单位确实无能力偿还的,实行以物抵债。
六、项目经理及项目部主管会计的职责  
为确保在建项目当年不形成欠款,项目经理及项目主管会计在清欠工作中起着重要的作用,承担着非常重要的责任,为此,公司特对项目经理、主管会计明确以下职责: 
(一)项目经理的职责:
1、对本项目工程欠款必须掌握准确信息,做到心中有数,要在按月上报处清欠办的报表上签字,承担相应责任。
2、对分包单位、农民工、供应商等债权单位的债权情况要掌握清楚,对超付款及投诉发生承担相应责任。
3、项目经理在履行合同过程中,应想办法及时掌握业主的资金情况、效益情况、人员更换、企业变更(如资产重组、改制),并将该信息及时汇报本单位主管领导,以便及时采取应收措施。 
4、项目经理对补充合同、设计变更、分包合同等资料的书面化负责,指定专人保管,确保向会计主管及时提供。项目解体后,负责完整移交本单位相关职能部门。 
5、项目经理清收应收账款的过程中必须保留催要的书面证据,对不时催收和收集、保留诉讼时效顺延证据的,导致超过法律诉讼时效和其他经济、诉讼风险的,将追究项目经理及相关人员责任。
6、当业主不履行合同拨款时,项目经理必须弄清原因,及时向本单位领导汇报采取应对措施。
(二)项目部主管会计的职责  
1、熟悉掌握有关合同资金拨付办法、垫资、质保金等情况建立清欠台帐,按月登记、实现资金动态管理并向清欠办汇报。
2、正确使用有关工程结算会计科目并负直接责任。 
3、对核算错误造成的超付款负直接责任。
4、协助项目经理全力抓好清欠工作。
5、若发生会计主管更换,必须进行书面交接工作。对业主拖欠工 
程款和项目部债务情况要有专项说明。
6、与业主及时对帐(所有应收账款至少每年核对一次),凡不能取得书面对帐手续的,项目会计主管必须说明原因,并清欠办主任及财务科长汇报,否则将追究责任。