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详解合同优化管理的六个方法

2015/11/6 16:13:25      点击:
详解合同优化管理的六个方法:

      合同管理情况不平衡,业务类合同相对薄弱。随着各类新业务及各种经营促销活动的开展,业务类合同呈现量大、种类多、动态出新的特点,加之政府监管、市场竞争的加剧以及用户需求的变化,这些都对业务合同的质量提出了更高的要求。而公司内部业务合同管理仍是薄弱环节,集中表现为合同文本的内容不规范,如部分新业务服务合同条款约束对方内容较多,显失公平;促销活动中服务协议条款约定不够明晰,客户理解发生歧义,导致投诉等。


     对涉及知识产权的合同对方当事人是否为合法权利人的资格审查还未引起足够重视,对合同履行过程中创造的新的知识产权权利人约定不明确,对知识产权保护不够。

     如何针对合同管理中的问题和不足,不断完善合同管理制度和流程呢?我们认为,电信企业应进一步改进和优化合同管理,努力做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,使合同的签订、履行、考核、纠纷处理处于有效的控制状态。


     1、增强企业风险意识。加强对各级管理人员、员工合同法规的宣传教育,促进各级管理人员特别是领导者和决策者转变不合时宜的思维和模糊认识,增强法制观念和风险意识。采用培训班、内部法律专业网站、法律咨询等形式,培养一支懂法律、懂合同的经营管理队伍。促进各有关部门互相配合,共同努力,搞好公司合同管理工作。


     2、加强对合同履行环节的监控,防范合同履行中可能存在的风险。加强对企业员工合同签订授权的管理与控制,落实执行好授权制度,尤其要完善对分公司的授权管理,把握好权利授予与权利控制的关系,强化被委托人业务技能和职责。完善监控手段,促进公司合同OA管理系统与财务管理系统、BSS系统、工程管理系统之间的信息共享,逐步实现合同OA管理系统对合同履行情况的动态监控。建立完善对合同履约情况的考核制度,加强合同签订后的监督和管理,促使各企业领导及签约人随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理汇报,对造成合同不能履行或不能完全履行的,追究有关人员的责任,强化合同履行的有效控制。


     3、针对当前业务合同管理相对薄弱的情况,强化管理。查堵合同管理漏洞。重点对公司服务协议、规范合同文本进行全面清理、自查和修订,进一步规范业务合同内容,促进已有规范合同文本的使用。继续紧密跟踪新业务发展,加强对新业务合同格式文本的研究、制订和推广使用,为业务发展提供有效支撑。


     4、加强对省公司直属单位、市、县(市)分公司合同管理业务指导及监督检查。提供实用性强的合同管理实务操作指导,重点加强对合同承办环节的审查工作,把好合同审查第一关。建立完善检查考核制度,重点加强对市、县(市)分公司的检查,促进市、县公司加强合同管理的基础工作,规范合同管理行为,在日常经营管理工作中严格执行合同管理制度,促其持续执行形成自律。


     5、创新合同管理模式,提高效率。减少重复性监控、提高合同审批流转效率。指导省公司市场业务部门对业务广告、宣传品、营销活动实施年度招标选合作伙伴后,签订年度合作框架协议,日常活动以任务单为准,定期结算;指导对本单位合同分类进行规范,完善流程以提高合同签批流传效率,对大修工程试行年度招标后签框架协议的方式以减少合同量。优化财务审核流程,探索制订标准付款条件,做到对重要合同进行重点审核和管理,以提高合同审查签批工作效率,优化宣传营销类合同付款管理流程,提高结算效率。


     6、从防范纠纷风险的角度,加强对违约责任的执行管控。需要明确合同履行责任人,对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报并积极想办法解决。增强责任人对非常规履行情况的处理技能,增强责任人对违约现象的识别能力,掌握违约处理操作技能,不断提高企业合同管理水平,保障企业持续稳健发展。


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